We hechten belang aan je privacy. Daarom willen we je hierbij op de hoogte brengen van welke persoonlijke gegevens we van jou bijhouden en wat we met deze gegevens doen. Tegelijk willen wij je informeren over wat je rechten zijn inzake gegevensverwerking en privacy.
Als je een deelnemer bent, dan registreren wij je voornaam, naam en mailadres en telefoonnummer. Deze gegevens hebben wij nodig om je inschrijving in orde te kunnen maken en om je betaling te kunnen koppelen aan de juiste persoon. Om die reden vragen wij ook naar je telefoonnummer. Je kan namelijk een naamgenoot hebben die elders in de regio woont. We vragen eveneens je mailadres. Zo kunnen we jou na je inschrijving een bevestigingsmail sturen. Op die manier weet je dat je correct ingeschreven bent. Zo kan je elk moment de praktische gegevens van de activiteit terugvinden. Je telefoonnummer houden we bovendien bij om jou bij dringende gevallen te kunnen contacteren, om je op de hoogte te kunnen brengen van last-minute wijzigingen of annuleringen of om je te contacteren over voordeeltarieven. Wanneer je de deelnameprijs overschrijft via de bank, dan houden wij ook het nummer van je bankrekening bij. Dit doen we om je deelname vlot terug te kunnen betalen mocht een activiteit geannuleerd worden. Wanneer je inschrijft kunnen we je tot slot ook naar je geboortejaar vragen. Deze informatie houden wij bij om statistische redenen. Met deze gegevens kunnen wij ons een beter beeld vormen van ons publiek.
Onze organisatie houdt geen zogenaamde ‘gevoelige gegevens’ bij, zoals medische gegevens, politieke voorkeur, seksuele voorkeur, geloofsovertuiging, etnische afkomst, lidmaatschap van vakbonden, enz. Je persoonlijke gegevens worden bewaard in ons administratieve systeem Salesforce en kunnen worden ingezien en bewerkt door onze personeelsploeg en onze administratieve vrijwilligers. Je gegevens worden beschermd vanuit de algemene beschermingsgaranties die geboden worden door Salesforce. We houden je gegevens gedurende twee beleidsperiodes bij om statistische gegevens te kunnen bewaren en vergelijkingen te kunnen maken tussen twee beleidsperiodes.
Om boekhoudkundige redenen worden je gegevens niet geanonimiseerd gebruikt. We spelen je persoonlijke gegevens niet door naar derden. Een uitzondering hierop vormen activiteiten in samenwerking met partners. Deze activiteiten hebben we immers met twee of meer organisaties uitgewerkt. Dit impliceert dat de partner ook de mogelijkheid heeft om bij ons op te vragen wie de deelnemers waren. Alle partners worden standaard vermeld bij elke activiteit. Ook externe systeembeheerders krijgen inzage in je gegevens, maar zij hebben strikt deontologische afspraken om die niet te gebruiken.
Het is mogelijk dat er tijdens activiteiten sfeerfoto’s of filmpjes (op)genomen worden. Je zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Dan krijg je ook de kans om aan de fotograaf te melden of je al dan niet in beeld wil komen.
De website verzamelt anonieme of geaggregeerde gegevens van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat je gebruikt, de domeinnaam van de website waarlangs je naar onze website gekomen bent of waarlangs je die verlaat. Dit maakt het voor ons mogelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers. Tijdens een bezoek aan de website kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Je internetbrowser laat je toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van je harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van je internetbrowser.
Inzake de bescherming en verwerking van gegevens heb je de volgende rechten:• Recht op informatie over wat er met je persoonlijke gegevens gebeurt• Recht op inzage en kopie van je gegevens, zoals deze bewaard worden in ons administratieve systeem• Recht op aanpassing, aanvulling of correctie van deze gegevens• Recht op bezwaar• Recht op vergetelheid of het verwijderen van je gegevens. Dit recht kan enkel uitgeoefend worden voor zoverre zij de uitvoering van administratieve of contractuele verplichtingen niet onmogelijk maakt. Dit betekent dat je als deelnemer niet ‘vergeten’ kan worden zolang er nog activiteiten zijn waarvoor je ingeschreven bent. Ben je een lesgever, dan betekent dit dat je gegevens niet gewist kunnen worden zolang er met onze organisatie een contractuele verbintenis is.• Recht op het intrekken van de toestemming om je gegevens bij te houden of te verwerken• Recht op overdraagbaarheid• Recht op weigering van geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering• Recht op beperking van verwerking
Als je je rechten in het kader van GDPR wil uitoefenen, dan kan je ons contacteren via ons mailadres: privacy@avansa-regiogent.be.